Unter anderem können Kassenaufzeichnungen, TSE, Exporte, Belege und Verfahrensunterlagen angefordert werden.
Was prüft eine Kassen-Nachschau?
Die Kassen-Nachschau ist eine vom Finanzamt durchgeführte Überprüfung, die unmittelbar vor Ort in den Geschäftsräumen des Unternehmers stattfindet. Sie dient dazu, die Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Kasse zu überprüfen. Insbesondere geht es darum sicherzustellen, dass alle Bareinnahmen korrekt erfasst und ordnungsgemäß dokumentiert wurden.
Im Rahmen der Kassen-Nachschau haben die Prüfer das Recht, verschiedene Unterlagen einzusehen und anzufordern. Dazu zählen:
- Kassenaufzeichnungen: Hierunter fallen Tagesabschlüsse und Kassenzettel, die belegen, welche Einnahmen an einem bestimmten Tag erfasst wurden.
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Für elektronische Kassensysteme ist die TSE verpflichtend. Die Prüfer kontrollieren, ob die TSE ordnungsgemäß installiert und aktiviert ist sowie ob die gespeicherten Daten unverändert vorliegen.
- Exportdateien: Die sogenannten digitalen Exportdateien enthalten Rohdaten der Kassenvorgänge, welche ausgewertet werden können, um Unregelmäßigkeiten oder Manipulationen zu erkennen.
- Belege: Alle ausgehändigten Quittungen oder Rechnungen sind relevant, um nachvollziehen zu können, ob die Kasse ordnungsgemäß genutzt wird.
- Verfahrensdokumentation: Diese Dokumentation beschreibt die Funktionsweise der Kassensoftware, die internen Abläufe bei Kassenführung sowie eventuelle Kontrollmechanismen.
Zudem überprüfen die Prüfer, ob die Kasse ordnungsgemäß geführt wird und alle gesetzlichen Vorgaben, etwa zur Aufbewahrung und Ausstellung von Belegen, eingehalten werden. Das Ziel ist, Steuerverkürzungen durch Manipulationen an der Kasse zu verhindern. Wird eine Unregelmäßigkeit festgestellt, können weitere Prüfungen folgen, beispielsweise eine Betriebsprüfung.
Während der Kassen-Nachschau gibt es keine Pflicht zur vorherigen Anmeldung. Sie kann unangekündigt erfolgen und die Einsichtnahme in die genannten Unterlagen ist für den Unternehmer verpflichtend. Daher ist es ratsam, die Kassenführung jederzeit sorgfältig und gesetzeskonform zu gestalten.
Umfang und Ablauf einer Kassen-Nachschau
Die Kassen-Nachschau ist ein wichtiges Instrument der Finanzbehörden, um kurzfristig vor Ort die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben im Bereich der Kassenführung sicherzustellen. Dabei steht die Überprüfung der Kassenaufzeichnungen im Mittelpunkt, um mögliche Manipulationen oder Unregelmäßigkeiten zu erkennen.
Der Ablauf einer Kassen-Nachschau ist durch eine unangekündigte und sofortige Zugangsmöglichkeit zu den Geschäftsräumen des Unternehmens gekennzeichnet. Die Prüfer verschaffen sich einen unmittelbaren Überblick über die Kassenführungssituation. Neben der Sichtung der Kassenaufzeichnungen werden elektronische Kassensysteme besonders genau kontrolliert, da hier die Gefahr digitaler Manipulationen besteht.
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein zentrales Prüfobjekt bei digitalen Kassensystemen. Diese Komponente soll gewährleisten, dass alle Kassenvorgänge unveränderbar dokumentiert werden. Die Prüfer überprüfen, ob die TSE ordnungsgemäß aktiviert und funktionsfähig ist und ob die Daten konsistent mit den gedruckten Belegen übereinstimmen. Mängel in der TSE oder fehlende Nachweise können empfindliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Weiterhin fordern die Prüfer Exportdateien an, die sämtliche abgewickelten Kassentransaktionen digital abbilden. Durch die Auswertung dieser Daten lassen sich Auffälligkeiten wie Lücken, unplausible Änderungen oder ungewöhnlich geringe Bareinnahmen identifizieren. Die gesichteten Belege dienen als Kontrollmittel, um die Vollständigkeit der erfassten Einnahmen zu beurteilen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Verfahrensdokumentation, welche die technischen und organisatorischen Abläufe rund um die Kasse beschreibt. Sie muss nachvollziehbar darstellen, wie die Kassensoftware arbeitet, wie Buchungen verarbeitet werden und durch welche Maßnahmen die Datenintegrität gewährleistet wird. Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit begründen.
Die gesetzliche Grundlage verlangt, dass alle Kassenunterlagen korrekt geführt, vollständig aufbewahrt und bei einer Kassen-Nachschau vorgelegt werden. Unternehmer sollten daher permanent auf eine ordnungsgemäße Kassenführung achten, da die Nichtbeachtung von Pflichten zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder dem Verlust von Gewinnermittlungsmethoden führen kann.