Kontierung bedeutet, einen Geschäftsvorfall fachlich für die Buchhaltung einzuordnen. Sie legt fest, welchem Buchungskonto der Vorgang zugeordnet wird und welche zusätzlichen Informationen erforderlich sind.
Einfach erklärt
Kontierung bedeutet, einen Geschäftsvorfall fachlich für die Buchhaltung einzuordnen. Dabei wird festgelegt, welchem Buchungskonto der Vorgang zugeordnet wird und welche zusätzlichen Informationen erforderlich sind.
So wird aus einer Rechnung eine auswertbare Buchungsgrundlage. Die Kontierung ist aber nicht dasselbe wie die fertige Buchung: Sie beschreibt zunächst die fachliche Zuordnung, während die Buchung den Vorgang anschließend im Buchhaltungssystem erfasst.
Bedeutung und Einordnung
Bei einer Rechnung können neben dem passenden Aufwands- oder Ertragskonto weitere Angaben eine Rolle spielen. Dazu gehören je nach Vorgang ein Steuermerkmal, eine Kostenstelle, ein Projekt oder ein relevanter Zeitraum. Welche Informationen benötigt werden, hängt vom Geschäftsvorfall, dem Kontenrahmen und der Organisation Ihres Unternehmens ab.
Die Abgrenzung zu benachbarten Begriffen hilft bei der Vorbereitung: Bei der Belegprüfung wird zunächst kontrolliert, ob der Beleg lesbar, nachvollziehbar und dem Unternehmen zuzuordnen ist. Die Kontierung ordnet den geprüften Vorgang fachlich ein. Die Buchung erfasst ihn anschließend. Der Buchungssatz beschreibt, welche Konten in welcher Höhe angesprochen werden.
Eine Kostenstelle ist kein Buchungskonto. Sie bezeichnet beispielsweise einen organisatorischen Verantwortungsbereich, einen Standort oder ein Team. Ein Projektbezug ordnet eine Ausgabe dagegen einem konkreten Vorhaben zu. Ein Vorgang kann daher gleichzeitig einem Buchungskonto und einer Kostenstelle oder einem Projekt zugeordnet werden.
Praxisbezug für Unternehmen
Beispiel: Ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 480 Euro für eine externe Designleistung. Auf dem Beleg stehen Lieferant, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Betrag. Das Unternehmen arbeitet gleichzeitig an mehreren Kundenprojekten.
Für eine belastbare Vorbereitung muss geklärt werden, welchem Aufwandskonto die Leistung zugeordnet wird und für welches Projekt sie angefallen ist. Die zuständige Person ergänzt beispielsweise: „Designleistung für Projekt Nord, Kampagne im März.“ Falls das Unternehmen mit Kostenstellen arbeitet, kommt die passende Kostenstelle hinzu.
Prüfen Sie vor der Weitergabe mindestens: Ist der Beleg lesbar? Gehört er zum Unternehmen? Was wurde beauftragt oder geliefert? Welcher Bereich oder welches Projekt ist betroffen? Fehlen Angaben, sollte der Vorgang als Rückfrage gekennzeichnet werden. Eine scheinbar sichere Zuordnung schafft keine gute Datenqualität, wenn der wirtschaftliche Zusammenhang unklar bleibt.
Digitale Systeme können Informationen aus Belegen auslesen, sie vorsortieren und Zuordnungsvorschläge vorbereiten. Die fachliche Prüfung bleibt bei qualifizierten Fachleuten. So verbindet digitale Belegverarbeitung technische Unterstützung mit menschlicher Verantwortung.
Fünf häufige Fragen
Wann muss eine Rechnung kontiert werden?
Antwort. Die Kontierung erfolgt vor der abschließenden Buchung. Dafür sollten die erforderlichen Informationen zum Geschäftsvorfall vorliegen und offene Fragen geklärt sein.
Welche Angaben brauche ich für die Kontierung?
Antwort. Typischerweise werden der wirtschaftliche Anlass, das passende Buchungskonto und – je nach Vorgang – weitere Merkmale wie Steuermerkmal, Kostenstelle, Projekt oder Zeitraum benötigt.
Ist die Kontierung dasselbe wie die Buchung?
Antwort. Nein. Die Kontierung legt die fachliche Zuordnung fest. Die Buchung erfasst den Geschäftsvorfall anschließend im Buchhaltungssystem.
Kann eine Software die Kontierung übernehmen?
Antwort. Digitale Systeme können Belege auslesen und Vorschläge vorbereiten. Ungewöhnliche oder unklare Vorgänge müssen jedoch fachlich geprüft werden.
Kann FINSULTING den Einzelfall abschließend beurteilen?
Antwort. Eine allgemeine Einordnung ist möglich. Für eine verbindliche steuerliche Beurteilung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater; bei rechtlichen Fragen ist ein Rechtsanwalt zuständig.
Nächster Schritt
Wenn Sie Belege digital übergeben und die fachliche Zuordnung strukturiert vorbereiten möchten, informieren Sie sich über: Digitale Finanzbuchhaltung: Leistungen und Ablauf.